一、会议活动策划的要素有哪些

　　1、会议活动目的

　　会议活动目的的制定需要对传播主体有一个精准的分析。因此策划会议活动前，一定要对企业形象现状进行诊断，从而为选择的活动目标和方法提供依据。

　　一般来说，会议活动目标需服从于树立企业形象这一总体目标，且会议活动目标应明确、具体，具有可行性和可操作性。确定你的目标意味着了解如何选择较近和较稳妥的道路。

　　2、会议活动主题

　　会议活动主题是对会议活动内容的高度概括，对整个会议活动起着指导作用。主题设计得是否精彩、恰当，对会议活动成效影响极大，这个被精炼出的主题具有性、相关性和易于传播性。

　　能轻而易举地将活动推向高潮，且任凭时光流逝，依旧鲜活如初。主题有多种表现方式，可以是一个口号，也可以是一句陈述或一个表白。会议活动主题设计看似简单，实非易事。

　　3、参加会议活动对象

　　即对目标受众进行分析和定位。会议活动是以不同的方针对不同的目标客户展开的，因此只有确定了目标客户，才能制定有效的会议活动方案。经济条件、生活习惯、价值观念、利益要求等的差异都会使目标客户群体呈现不同的特点。

　　总之，对目标客户群体了解越彻底，公关目标就越有针对性，实行效果也就越好。会议活动策划不是一项单一的工作，而是一个有计划的，以创造性的方法解决复杂具体问题的过程。但是所有这些过程都需要一个强有力的执行，否则之前所做的一切努力都是竹篮打水一场空。

　　二、会议策划准备的7个要点

　　1、明确会议类型

　　会议类型分为对内会议和对外会议，了解此次会议的类型。对外会议除了公司内部人员参加之外，还会邀请客户(渠道商、经销商)、更大型的甚至会邀请媒体记者参加，所以对外会议比对内会议要复杂的多，合理安排会议的地点，综合考虑交通情况，是很重要的。

　　2、明确会议预算

　　会议预算基本上由会议场地费、住宿费、餐费、人员费(演艺人员、主持人等演出费)、物料制作费构成。根据会议预算的多少，确定合适的场地召开会议，场地的选择要契合公司的品牌形象。

　　3、明确会议内容

　　和领导沟通，确定好此次会议的内容，会议的主题、领导的发言顺序，抽奖的安排、表演节目的安排等，制定出此次会议的流程，这份流程主持人、后台(负责控制音乐、视频、会议材料的切换)都要人手一份。

　　4、明确人员分工

　　要学会协调人员，明确人员分工，责任到人。嘉宾的签到、引导和入座都应该有专人负责，要让嘉宾感觉到准备充分，留下好印象。会议的流程、布展、主持人和演艺人员都应该由策划人员全权负责，你是熟悉整个会议的总指挥，责无旁贷。

　　在公司担任客户管理的人员，负责客户的邀约、名单的确认以及客户的介绍工作，谁的客户谁负责。

　　5、明确会议方案

　　根据前面4个模块的信息，整理确定出会议方案的初稿，交由会议小组确定。确定后终版方案，要召开会议，进行宣读，明确各自的任务，按照时间进度跟踪各个责任人的任务进度，进行合理的调配。

　　6、预留时间进行方案的跟进和调整

　　方案终版确定之后，往往会出现一些不可预料的事情，要提前沟通确认，比如嘉宾缺席、物料制作数量不够，一般预留5-7天的时间进行调整。较后还有不能确定的事情，要在会议前两天较终确认，要制定应急机制，防止墨菲定律的发生。

　　7、会议布展提前一天

　　会议布展要提前一天完成，保证布展的效果。同时主持人、演艺人员要熟悉流程，后台控制人员在现场进行模拟演练，达到熟练的效果。会议的相关素材要提前拷到目的会议地点的设备里，同时在开场前进行再次调试，确认没有问题。